Vielleicht haben Sie das schon erlebt: Nach einer Online-Bestellung oder der Registrierung für einen digitalen Dienst flattert ein paar Wochen später ein bedrohliches Schreiben eines Inkassounternehmens in das Postfach. Dabei wird nicht nur die Bezahlung des angeblich geschuldeten Betrags verlangt, sondern es werden zusätzlich auch hohe Mahn- und Eintreibungskosten verrechnet. Wir erklären Ihnen, wie Sie am besten damit umgehen.

Nicht immer werden Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen rechtzeitig bezahlt. Die Eintreibung offener Rechnungen kann für ein Unternehmen einen erheblichen Aufwand darstellen sein und setzt teilweise Erfahrung mit diesen Angelegenheiten voraus. Genau für solche Fälle hat sich am Markt ein spezielles reglementiertes Gewerbe entwickelt: die Inkassobüros. In der Praxis geben Unternehmen unbezahlte Rechnungen an solche Inkassounternehmen weiter, welche die offenen Zahlungsforderungen von den Schuldner:innen einzutreiben versuchen. Nicht immer geht hier allerdings alles mit rechten Dingen zu.

I. Inkassobüros sind keine offiziellen Stellen

Zunächst sollten Sie wissen, dass Inkassobüros keine offiziellen Stellen sind und nichts mit Gerichten oder der Polizei zu tun haben. Es handelt sich vielmehr um privatwirtschaftliche Unternehmen wie eine Detektivkanzlei oder einen Sicherheitsdienst. Ein Inkassobüro hat keine besonderen rechtlichen Befugnisse und darf weder Ihre Wohnung betreten noch irgendwelche Auskünfte von Ihnen verlangen. Auch müssen Sie nicht den Besuch eines Gerichtsvollziehers oder der Polizei befürchten, wenn Sie auf das Schreiben des Inkassobüros nicht reagieren. Ein Inkassobüro kann keine Pfändung oder Exekution durchführen. So etwas können nur Gerichte nach Durchführung eines ordentlichen Gerichtsverfahrens anordnen. Inkassobüros legen es mit ihren Mahnungen und Zahlungsaufforderungen darauf an, Sie einzuschüchtern und Sie teilweise durch die falsche Darstellung drohender Szenarien (z. B. Besuch eines Gerichtsvollziehers oder „Exekutors“) zu einer Zahlung zu bewegen. Sie dürfen sich vom Schreiben eines Inkassobüros aber nicht einschüchtern lassen und sollten vor eine Zahlung genau überlegen.

II. Berechtigte Forderung?

Die zentrale Frage ist, ob die vom Inkasso betriebene Zahlungsforderung berechtigt ist. Ein Inkassobüro mag behaupten, dass ein Unternehmen eine Zahlungsforderung gegen Sie hat. Dies bedeutet aber noch nicht, dass die Zahlungsforderung auch tatsächlich besteht und berechtigt ist. Sie müssen nur dann etwas bezahlen, wenn Sie einen rechtswirksamen Vertrag abgeschlossen haben und Sie auch keinen nachträglichen Einwand gegen die Zahlungsforderung haben (z. B. Widerruf). Bei dieser Frage müssen Sie sich in den meisten Fällen wohl individuell beraten lassen - außer Sie sind ganz sicher, keinen Vertrag abgeschlossen zu haben und kein Geld zu schulden. Selbst wenn Sie etwas bestellt haben oder sich irgendwo registriert haben, muss das nicht bedeuten, dass die Forderung berechtigt ist. Es kann sein, dass Sie bei einer Bestellung oder Registrierung auf anfallende Kosten nicht ausreichend hingewiesen worden sind oder die Zahlungsforderung nachträglich erloschen ist (z.B. durch einen Widerruf oder durch eine gewährleistungsrechtliche Auflösung des Vertrags). In diesem Fall ist die Forderung nicht berechtigt und Sie müssen an das Inkassobüro nichts bezahlen.

Beispiel:  A. hat beim Online-Shop B. einen Handmixer auf Rechnung bestellt, aber den Kaufvertrag später rechtzweitig widerrufen und den Handmixer ordnungsgemäß zurückgeschickt. Die Retoure wurde beim Online-Shop B. allerdings nicht registriert und daher gibt der Onlineshop B. die offene Rechnung an das Inkassobüro C. weiter. Das Inkassobüro C. fordert von A. in einem bedrohlichen Schreiben die Zahlung des Kaufpreises sowie hoher Inkassokosten. A muss dem Inkassobüro nichts bezahlen, weil die Kaufpreisforderung - und damit auch die Inkassokosten - nicht berechtigt ist. Er sollte dem Inkassobüro C. und dem Onlineshop B. mitteilen, dass er vom Kaufvertrag zurückgetreten ist und er die Kaufpreisforderung daher bestreitet.

III. Rechtsgrundlage für Inkassokosten

Wenn Sie eine Rechnung zu spät bezahlt haben, darf Ihnen ein Unternehmen nach § 1333 Abs 2 Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch (ABGB) Kosten für außergerichtliche Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen verrechnen, sofern die folgenden Voraussetzungen vorliegen:

  1. Sie tragen für die verspätete Zahlung eine Verantwortung;
  2. Die außergerichtlichen Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen waren notwendig und zweckdienlich, um das Geld einzutreiben;
  3. Die Kosten der außergerichtliche Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen stehen in einem angemessenen Verhältnis zu dem geschuldeten Betrag.

Dahinter steht der Gedanke, dass das Unternehmen für die Tätigkeit eines Inkassobüros (außergerichtliche Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen) etwas bezahlen muss und diese Kosten von Ihnen ersetzt bekommen sollte. Dementsprechend verlangen Inkassobüros in ihren Schreiben zusätzlich zu der Hauptforderung ihres Auftragsgebers (d.h. dem vereinbarten Entgelt laut dem Vertrag) regelmäßig auch Inkassokosten (Mahnkosten, Bearbeitungsgebühren, Evidenzhaltungsgebühr, Interventionskosten usw.). Rein formal macht das Inkassobüro damit also einen Schadenersatzanspruch seines Auftraggebers (nämlich den Anspruch auf Ersatz der Kosten der außergerichtlichen Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen, die durch die verspätete Zahlung verursacht wurden) gegen Sie geltend.

1. Tragen Sie eine Verantwortung für die verspätete Zahlung?

Sie müssen nur dann Inkassokosten ersetzen, wenn Sie eine offene Rechnung bewusst oder aus vorwerfbarer Nachlässigkeit nicht oder zu spät bezahlt haben. Wenn Ihnen aber gar nicht auffallen konnte, dass eine Rechnung zu bezahlen war, müssen Sie keine Inkassokosten ersetzen. Bei der Frage, ob eine Rechnung zu bezahlen ist, kommt es darauf an, ob eine Zahlungsforderung fällig war und Sie von der Fälligkeit wissen mussten. Meist ergibt sich aus einer Rechnung, dass der Kaufpreis binnen einer bestimmten Frist bezahlt werden muss (z. B. "Zahlungsfrist: 14 Tage" usw.). Wenn keine ausdrückliche Zahlungsfrist angegeben wird (z. B. "zahlbar nach Erhalt der Rechnung"), müssen Sie das Geld innerhalb einer angemessenen Frist nach Empfang der Rechnung bezahlen. Nur wenn bei der Bestellung gar nichts vereinbart wurde und Sie auch keine Rechnung erhalten haben, kann noch von keiner Fälligkeit der Forderung die Rede sein. In diesem Fall müsste Sie Ihr Vertragspartner zuerst zu Zahlung auffordern (Forderung „fällig stellen“) oder Ihnen eine Rechnung schicken. Davor wäre eine Zahlung mangels Fälligkeit der Forderung noch nicht verspätet und Sie müssten keine Inkassokosten ersetzen.

2. Inkassobüro als notwendige und zweckdienliche Maßnahme?

Sie müssen Inkassokosten nur dann ersetzen, wenn die außergerichtlichen Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen notwendig und zweckdienlich waren, um das Geld einzutreiben. Notwendig ist eine Betreibungsmaßnahme dann, wenn das Ziel (nämlich die Bezahlung der offenen Forderung) nicht auch mit einem geringeren Aufwand erreicht werden könnte. Dies muss immer aus einer Perspektive von Vornherein beurteilt werden. Wenn die Zahlung eines offenen Betrags bereits mit einer einfachen Mahnung erreicht werden kann, ist das Einschreiten eines Inkassobüros nicht notwendig. Ebenso wenig notwendig ist Inkasso-Einschreiten dann, wenn die Durchsetzung einer Zahlungsforderung gar nicht oder nur durch eine Klage erreicht werden kann (z.B. wenn der:die Schuldner:in bereits klar gemacht hat, dass er eine Forderung nicht bezahlen wird oder er:sie sie nicht bezahlen kann). Jeder einzelne Aufwand des Inkassobüros muss in dem entsprechenden Zeitpunkt also zweckdienlich für die Eintreibung sein, ansonsten kann Ihnen dieser Betrag nicht in Rechnung gestellt werden.

Beispiel: A. hat beim Unternehmen B. die Erstellung eines Gutachtens in Auftrag gegeben. Er ist mit dem Ergebnis absolut unzufrieden und hält das Gutachten für wertlos. Deswegen erklärt A. dem Unternehmen B, dass er die wertlosen Leistungen des Unternehmens B. nicht bezahlen werde. Auch auf weitere Mahnungen des Unternehmens B. erklärt A., dass er die Rechnung des Unternehmens B. sicher nicht bezahlen werde und weitere Mahnungen zwecklos seien. Man werde vor Gericht klären müssen, ob die wertlosen Leistungen des Unternehmens B. zu bezahlen seien... In diesem Fall ist die Beauftragung eines Inkassobüros nicht notwendig und zweckdienlich. Wenn das Unternehmen B. dennoch ein Inkassobüro beauftragt, kann es keinen Ersatz der Kosten dieser außergerichtlichen Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen verlangen.

3. Höhe der Inkassokosten angemessen?

Inkassokosten müssen wie gesagt nur insoweit ersetzt werden, als sie in einem angemessenen Verhältnis zum geschuldeten Betrag (Hauptforderung) stehen. Die „Verordnung über die Höchstsätze der Inkassoinstituten gebührenden Vergütungen“ (Höchstgebührenverordnung) bietet leider keine klare Orientierung zur Angemessenheit, weil sie in falscher Annahme der Rechtsgrundlagen zwischen einer „Schuldnergebühr“ und einer „Auftraggebergebühr“ unterscheidet. Ein Inkassobüro kann aber im eigenen Namen keine Gebühren (Schuldnergebühr) von Ihnen verlangen, weil Sie mit dem Inkassobüro keinen Vertrag haben und dem Inkassobüro selbst auch keinen Schaden verursacht haben. Das Inkassobüro kann nur im Namen des Unternehmens auftreten und für das Unternehmen einen Ersatz der Kosten des Unternehmens (Inkassokosten) verlangen. Die Höhe dieser Inkassokosten hängt von der konkreten Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Inkassobüro ab. In der Praxis vereinbaren die meisten Inkassobüros mit ihren Auftraggebern, dass Sie nur dann bezahlt werden müssen, wenn sie von dem:der Schuldner:in eine Zahlung erreichen können. Sie verlangen als Honorar also nur einen Betrag in Höhe der (eingebtriebenen) Schuldnergebühr und verrechnen keine Auftraggebergebühr.

Daher kann ein Unternehmen regelmäßig nur Inkassokosten in Höhe der „Schuldnergebühr“ im Sinne der Höchstgebührenverordnung verlangen. Sie können zur Prüfung der Angemessenheit der Inkassokosten also die in § 3 Höchstgebührenverordnung („Schuldnergebühr“) angeführten Höchstbetrage für bestimmte Leistungen der Inkassobüros heranziehen und die im Schreiben des Inkassobüros angeführten einzelnen Rechnungsposten (Bearbeitungsgebühr, Evidenzhaltungsgebühr usw.) daran überprüfen. (Es ist allerdings unklar, ob die in der Verordnung angegebenen Höchstsätze als aktuell zu erachten sind oder eigentlich gemäß § 4 Abs 2 der Verordnung auf Basis des Verbraucherpreisindex im Jahr 1994 zu valorisieren sind, womit mit Stand März 2022 eine Inflationsvalorisierung von ca. 72,85 % aufzuschlagen wäre). Gleichzeitig können Sie überprüfen, ob die im Schreiben angeführten Tätigkeiten (z.B. Anschrifterhebung, Zweite Mahnung usw.) überhaupt zur Forderungsbetreibung notwendig und zweckdienlich waren. So ist nur dann eine Adresserhebung notwendig, wenn der Schuldner unter der ursprünglich dem Unternehmen bekanntgegebenen Adresse nicht erreichbar ist. Auch sind die Kosten für eine zweite und eine dritte Mahnung nicht notwendig, wenn der Schuldner bereits nach der ersten Mahnung eine Zahlung abgelehnt hat usw.

Beispiel: A. hat beim Möbelhaus B. Möbel im Wert von EUR 1.000,- bestellt und nicht rechtzeitig bezahlt. Die Kaufpreisforderung wurde an ein Inkassobüro zur Einziehung übergeben. Nach den Höchstsätzen der Höchstgebührenverordnung dürfte das Inkassobüro bei der ersten Mahnung maximal Inkassokosten in Höhe von EUR 151,22 verlangen, die sich aus EUR 80,- („Allgemeine Bearbeitungskosten“ gemäß § 3 Z 1 Höchstgebührenverordnung), EUR 50,87 („Erste Mahnung“ gemäß § 3 Z 2 Höchstgebührenverordnung) und EUR 20,35 („Evidenzhaltung“ gemäß § 3 Z 5 Höchstgebührenverordnung) zusammensetzen. Darauf wäre noch die Umsatzsteuer und die Inflationsabgeltung gemäß § 4 Abs 2 Höchstgebührenverordnung aufzuschlagen. In Summe ergeben sich Inkassokosten von EUR 312,12 (EUR 151,22 + 72,85% Inflationsvalorisierung + 20% Umsatzsteuer), die das Inkassobüro im Namen des Möbelhauses B. maximal verlangen könnte.

Wichtig ist, dass die Höchstsätze in der Höchstgebühren-Verordnung jeweils nur Maximalbeträge darstellen und nicht automatisch auch angemessen sind. In vielen Fällen werden die von einem Inkassobüro verrechneten Inkassokosten nicht in einem angemessenen Verhältnis zur Hauptforderung stehen und daher gemäß § 1333 ABGB Abs 2 nicht in dieser Höhe zu ersetzen sein. Sie sind den Forderungen des Inkassobüros also nicht hilflos ausgeliefert, sondern können darauf vertrauen, dass ein Gericht - wenn es (in seltenen Fällen) zu einem Gerichtsverfahren kommen sollte - die Forderung nach Zahlung unangemessen hoher Inkassokosten nicht anerkennen würde. Oft wird in diesem Zusammenhang die Frage diskutiert, ob die Inkassokosten auch die eigentliche Forderung übersteigen können. Bei höheren Forderungen werden Inkassokosten in derselben oder einer übersteigenden Höhe jedenfalls nicht angemessen im Sinne des § 1333 Abs 2 ABGB sein. Bei kleinen Beträgen von z.B. EUR 20,- wäre es aber durchaus denkbar, dass die Inkassokosten auch die Höhe der Forderung übersteigen können, insbesondere dann, wenn eine gerichtliche Geltendmachung der offenen Rechnung noch höhere Kosten verursachen würde.

IV. Weitergabe von Daten an Wirtschaftsauskunfteien

Inkassobüros drohen in ihren Schreiben oft damit, dass bei Nichtbezahlung der Forderung ein negativer Eintrag in die Bonitätsdatenbank droht. Konkret drohen Inkassobüros also damit, dass den Umstand nicht bezahlter Rechnungen an Wirtschaftsauskunfteien wie KSV1870, CRIF, SCHUFA usw. mitteilen und Ihnen damit zukünftige Vertragsabschlüsse erschwert werden könnten.

Der Weitergabe von Informationen an Wirtschaftsauskunfteien kann zwar gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO zulässig sein, doch muss es sowohl auf Seiten des Inkassobüros als auch der Wirtschaftsauskunftei ein berechtigtes Interesse für eine solche Datenverarbeitung geben. Wenn Sie eine Forderung gegenüber dem Inkassobüro bestreiten, wird das Inkassobüro nicht mehr von der Richtigkeit der Forderung ausgehen können. Dementsprechend wird auch kein berechtigtes Interesse iSd Art 6 Abs 1 lit f DSGVO des Inkassobüros oder der Wirtschaftsauskunftei an der Verarbeitung und Übermittlung Ihrer Bonitätsdaten vorliegen (DSK 07.05.2007, K211.773/0009-DSK/2007 und vgl. § 31 Abs 2 Z 4 deutsches Bundesdatenschutzgesetz). Die Weitergabe von Informationen an Wirtschaftsauskunfteien ist im Fall bestrittener Forderungen also rechtswidrig und verstößt gegen das Datenschutzrecht.

Wenn Sie Zweifel haben, ob nicht doch Informationen an Wirtschaftsaukunfteien weitergegeben worden sind, können Sie dort gemäß Art 15 DSGVO Auskunft über die Sie betreffenden Daten von den Wirtschaftsauskunfteien verlangen.

V. Richtige Vorgehensweise

Wenn Sie ein Schreiben von einem Inkassobüro erhalten, sollten Sie überprüfen, ob die vom Inkassobüro betriebene Forderung des Auftraggebers gegen Sie zu Recht besteht. Zur weiteren Beratung können Sie sich an die Internet Ombudsstelle wenden.

Wenn die Hauptforderung gegen Sie zu Recht besteht:

1. Bezahlen Sie zumindest die Hauptforderung sofort an das Inkassobüro und merken Sie an, dass Ihre Zahlung auf die Hauptforderung angerechnet werden soll.

2. Prüfen Sie die geltend gemachten Inkassokosten auf ihre Angemessenheit:

  • Werden mehr Leistungen verrechnet, als die Höchstgebührenverordnung (die nur von „Allgemeine Bearbeitungskosten“, „Erste Mahnung“, „Zweite Mahnung“, „Anschriftenerhebung“, „Evidenzhaltung“ spricht) vorsieht?
  • Liegen die in dem Schreiben angeführten Rechnungsposten über den Höchstsätzen der Höchstgebührenverordnung?
  • Waren die im Inkassoschreiben angeführten Maßnahmen (z.B. „Zweite Mahnung“, „Dritte Mahnung“ usw.) notwendig und zweckdienlich für die Forderungsbetreibung?
  • Wurde der Ersatz von „Mahnspesen des Auftraggebers“, „Pauschalen“ o.Ä. rechtswirksam zwischen Ihnen und Ihrem Vertragspartner vereinbart? (Eine pauschale Überwälzung von nicht näher definierten Mahnspesen in AGB kann nicht wirksam vereinbart werden.)
  • Stehen die Inkassokosten in einem angemessenen Verhältnis zur Hauptforderung?

3. Wenn die verrechneten Inkassokosten nicht angemessen sind, treten Sie in Kontakt mit dem Inkassobüro und bieten Sie die Zahlung eines geringeren Betrags an, um die Inkassokosten abzugelten. Die meisten Inkassobüros sind verhandlungsbereit und geben sich auch mit der Zahlung eines geringeren Betrags zufrieden.

4. Seien Sie vorsichtig, bevor Sie eine Ratenzahlungsvereinbarung unterschreiben, weil Sie darin meist (überhöhte) Forderungen anerkennen. Außerdem treiben sehr niedrige Raten die Kosten meist noch weiter in die Höhe. Unterschreien Sie nichts, was Sie nicht verstehen! Beachten Sie, dass Zahlungsverpflichtungen in solchen Vereinbarung nicht wirksam sind, wenn die Inkassokosten nicht gesondert und aufgeschlüsselt ausgewiesen wurden oder soweit diese Kosten zur zweckentsprechenden Betreibung oder Einbringung der Forderung nicht notwendig waren (§ 6 Abs 1 Z 15 KSchG).

Wenn die Hauptforderung gegen Sie NICHT zu Recht besteht:

1. Widersprechen Sie der Zahlungsforderung des Inkassobüros und erklären Sie, dass weitere Mahnungen zwecklos sind. Schreiben Sie das Inkassounternehmen an und setzen Sie die Firma, mit der Sie den vermeintlichen Vertrag geschlossen haben sollen, in Kopie.

2. Wenn Sie von einem Inkassounternehmen eine Zahlungsaufforderung erhalten, obwohl Sie der unberechtigten Forderung bereits nach Erhalt der Rechnung widersprochen haben, verweisen Sie auf Ihren Widerspruch gegenüber Ihrem Vertragspartner und lehnen Sie eine weitere Geltendmachung als zwecklos ab.

3. Bezahlen Sie dem Inkassobüro auch keinen anteiligen Betrag. Denn das könnte als Anerkennung der Forderung gewertet werden. Ebenso wenig sollten Sie eine vom Inkassounternehmen vorgeschlagene Ratenzahlungsvereinbarung unterzeichnen, um die Forderung "abzustottern". Mit einer solchen Vereinbarung erkennen Sie die Forderungen an und verlieren die Möglichkeit, sie zu bestreiten. Sie müssten dann selbst eine eigentlich unbegründete Forderung bezahlen oder hätten es zumindest erheblich schwerer, wenn Sie dann doch nicht (mehr) zahlen wollten.

4. Erklären Sie, dass die Weitergabe von Informationen an Wirtschaftsauskunfteien im Fall bestrittener Forderungen rechtswidrig ist und Sie eine allfällige Weitergabe von Informationen bei der Datenschutzbehörde zur Anzeige bringen werden.

Bei einer Einschätzung Ihres Problems steht Ihnen die Internet Ombudsstelle gerne zur Verfügung.

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